W obrocie gospodarczym przedsiębiorcy posługują się dokumentami zwanymi potocznie “fakturami pro forma”. W żadnym przepisie ustawy o VAT ani w aktach wykonawczych nie uregulowano kwestii związanej z fakturami pro forma.

Faktury pro forma to dokumenty, które w zasadzie zawierają wszystkie dane określone przepisami w zakresie fakturowania. Są one wystawiane głównie w celach informacyjnych. Nabywcy towarów lub usług otrzymują je w celu zapoznania się z ceną towaru (usługi). W praktyce bardzo często dokumenty te stanowią podstawę do wpłat zaliczek.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 21 maja 2020 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.196.2020.1.JO, podkreślił, że dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Zdaniem organu, wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami “pro forma” powoduje, że nie jest to faktura w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Warto również nadmienić, że nie ma możliwości uznania dokumentu pro forma za fakturę, nawet jeżeli zawiera ona wszystkie elementy przewidziane dla tego rodzaju dokumentów. Zatem wystawienie lub otrzymanie takiego dokumentu w zakresie podatku VAT jest neutralne i w dacie wystawienia nie wywołuje skutków podatkowych, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w nim podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia VAT.